Ausgangslage
Dokumente aus Papier, E-Mail und weiteren Eingangskanälen wurden in mehreren Schritten verteilt und abgelegt. Suche, Zuständigkeiten und Fristenkontrolle waren dadurch aufwendig.
Gefördertes Vorhaben: digitale Prozesse für die Verwaltung.
Die Avalon Verwaltungsgesellschaft mbH entwickelt ihre internen kaufmännischen und organisatorischen Abläufe weiter. Das Vorhaben wird im Rahmen der Thüringer Beratungsrichtlinie durch den Freistaat Thüringen aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds Plus gefördert.
Ziele
Eine strukturierte digitale Dokumentenablage, klare Zuständigkeiten und unterstützende Abläufe für Rechnungen, Fristen, Aufgaben und Monatsabschlüsse sollen die tägliche Arbeit vereinfachen.
Ergebnisse
Zentrale Dokumentenstrukturen wurden aufgebaut, wiederkehrende Arbeitswege standardisiert und digitale Werkzeuge schrittweise in den Verwaltungsalltag eingeführt.
- Volltextsuche statt verteilter Ordnerablage
- Klare Zuständigkeiten und Bearbeitungswege
- Nachvollziehbare Termine und Fristen
- Strukturierte Grundlagen für Auswertungen
Gefördert durch den Freistaat Thüringen aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds PlusIntensivberatung und Prozessbegleitung für KMU · Digitalisierung und Prozessoptimierung
